Цифрова міграція трудових книжок: що потрібно встигнути зробити до червня 2026 року

В Україні триває перехід від паперових трудових книжок до електронного формату. До 10 червня 2026 року всі відомості про трудову діяльність громадян мають бути оцифровані та внесені до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Про це нагадують у громадській організації «Трудові ініціативи», передає korrespondent.net.

Електронні трудові книжки запроваджені Законом України №1217, який набрав чинності у червні 2021 року. Держава надала п’ятирічний перехідний період, аби громадяни та роботодавці встигли перевести паперові документи в цифровий формат. Це необхідно для надійного збереження трудового стажу та його підтвердження при призначенні пенсії.

Хто має оцифрувати трудову книжку

Подати дані до Пенсійного фонду може:

сам працівник, або

роботодавець (за згодою працівника).

Якщо трудова книжка вже була оцифрована, повторно цього робити не потрібно — ні при прийнятті на роботу, ні при звільненні.

Як це зробити самостійно

Працівник може подати дані онлайн через портал Пенсійного фонду України за допомогою КЕП, обравши розділ «Електронна трудова книжка» та завантаживши скан-копії документів. Альтернатива — звернутися особисто до сервісного центру ПФУ.

Важливий нюанс

Роботодавець не зобов’язаний, але має право оцифрувати трудову книжку працівника. У «Трудових ініціативах» наголошують: це особливо критично для мобілізованих працівників, які фізично не можуть подати документи самостійно. У таких випадках відповідальність роботодавця має бути не лише юридичною, а й соціальною.

Що з даними після 2004 року

Відомості про трудову діяльність після 1 січня 2004 року зазвичай уже містяться в державному реєстрі. А от стаж, набутий до цієї дати, необхідно підтвердити — переважно за допомогою трудової книжки або інших документів.

Якщо є помилки

Неточності в електронній трудовій книжці можна виправити через особистий кабінет на порталі ПФУ або звернувшись до сервісного центру з оригіналами підтверджувальних документів.

Фахівці радять не відкладати оцифрування, адже після завершення перехідного періоду відсутність даних у реєстрі може ускладнити підтвердження стажу та призначення пенсії.

Слідкуйте за новинами від «Кут огляду»:                        

✅ у facebook (та запроси друзів!)

✅ у нашому Telegram-каналі

✅  в Instagram